Wie aus dem Wunsch nach einem Denkarium das Naturalkids® Cockpit entstand.
Kennst du das Denkarium von Dumbledore aus Harry Potter?
Die Schüssel, in die er seine Erinnerungen legt – damit er sie nicht ständig im Kopf tragen muss. Damit Platz bleibt für das, was wirklich zählt. Für die Arbeit. Für die Kinder. Für die Pferde.
Ich wollte genau das für meinen Betrieb. Einen Ort, an dem alles liegt, was ich sonst im Kopf trage: wer wann kommt, was ich den Kindern versprochen habe, welche Rechnungen noch offen sind.
Ich habe es gebaut. Das Naturalkids® Cockpit.
Wie es anfing
Der Zettelstapel wuchs. Irgendwo darin: die Notiz mit der guten Stundenidee von letztem Herbst. Unauffindbar. Daneben: die handgeschriebene Liste mit den offenen Zahlungen. Veraltet. Und da, ganz unten: die Anmeldebögen für das Sommercamp.
Ich wusste nicht mehr, wer bezahlt hatte und wer nicht. Ich suchte nach Teilnehmerinfos, die ich dreimal in drei verschiedene Listen eingetragen hatte. Ich vergaß Termine. Ich fand Ideen nicht wieder, die ich vor Monaten notiert hatte – und die gut waren.
Und dann kam das Ranchwochenende.
Ich hatte eine Ferienfreizeit angenommen und war mir sicher, das Ranchwochenende war an dem Wochenende, das darauf folgte… Zumindest hatte ich es so im Kalender eingetragen. Dummerweise hatte ich auf dem Anmeldeformular an die Eltern aber genau jenes Wochenende eingetragen, bei dem auch die Ferienfreizeit stattfand. Jetzt stand ich vor dem Dilemma, dass durch die Ferienfreizeit alle Betten belegt waren… Es waren 20 Betten vorhanden, aber 32 Kinder angemeldet. Ich weiß noch genau, wie der Tag davor war. Ich bekam eine Nachricht von einer Mutter – „Wir reisen ja morgen an, sag mal sollen wir für das warme Wetter auch noch Schwimmsachen einpacken“? Ich stand gerade auf dem Reitplatz mit der einen Hälfte der Ferienfreizeit-Teilnehmer, die andere Hälfte war mit ihren Betreuern auf Erkundungstour in der Umgebung.
UFF. Das hatte gesessen. Es war, als hätte man mir eine Keule direkt auf den Schädel gehauen, während ich auf dem Reitplatz stand und versuchte, weiterhin souverän und professionell meine Einheit durchzuführen.
Der Rettungsversuch
Ich weiß nur noch, dass ich dann alle Matratzen, die ich noch auftreiben konnte, auf die verschiedenen Räume aufteilte, zu denen die Ferienfreizeitler keinen Zutritt hatten – ich hatte das Glück, dass meine Ranchwochenendkunden alles Stammkunden waren – die brachte ich dann in meinen privaten Räumlichkeiten unter. Ich kann dir sagen, das war vielleicht turbulent. Gottseidank hatten alle Eltern Verständnis – und so hatten wir ein phantastisches Wochenende mit 32 Kids, die sich kennen lernten und gemeinsam mit unseren Ponys ein intensives Wochenende erlebten…
Danach habe ich alles versucht. So etwas sollte mir nie, nie, NIE wieder passieren… Also legte ich los: Excel-Tabellen, die ich nie konsistent geführt habe. Google Kalender, der die halbe Struktur nicht abbilden konnte. Apps für Fitnessstudios oder Musikschulen, die einfach nicht passten. Notizbücher, in denen ich die Dinge auch nicht wiederfand.
Nichts war für jemanden gemacht, der Reitpädagogik macht. Mit Kindern. Mit Pferden. Mit Eltern. Mit Kursen, Wartelisten, Stundenbildern, Tierprofilen, Dokumentation von Entwicklung und Monatsbeiträgen gleichzeitig.
Also habe ich es selbst gebaut. Nicht weil ich mich danach verzehrt habe, Softwareentwicklerin zu werden, sondern weil ich mein eigenes Problem lösen musste. Und zwar dringend.
Bin ich damit alleine?
Als der erste Entwurf stand und ich meine ersten Gehversuche damit machte, fragte ich mich: Bin ich wirklich die Einzige, die dieses Chaos kennt?
Im Juni war es soweit: Ich lag fast einen Monat krank im Bett. Mit immer wiederkehrenden Fieberschüben. Nicht in der Lage zu arbeiten. Nachdem die erste Welle der „Oh mein Gott, wie soll ich die ganze Arbeit auffangen“ abgeebbt war, begann ich zu recherchieren:
Ich habe in meiner Facebook-Gruppe für Reitpädagoginnen geschaut. Und gefunden, was ich vermutet hatte.
„Der Tag müsste eigentlich 48 Stunden haben, damit du alles unter einen Hut kriegst.“
– So fing eine Diskussion an. 16 Kolleginnen haben kommentiert. Alle nickten.
Eine andere fragte:
„Welche App oder welchen Kalender nutzt ihr, um eure Reitstunden und Kinder zu organisieren?“
Sie suchte aktiv nach einer Lösung. Die Antworten: ein bunter Mix aus Zettel, WhatsApp-Gruppen und Excel-Versuchen. Keine echte Lösung.
Und dann die Zahlungsthemen. Wer hat gezahlt, wer nicht. Mahnungen. Zahlungsverweigerer. Absagen kurz vor Beginn – und die Frage, ob man trotzdem abrechnen darf. Fast jede Woche eine neue Variante desselben Problems. Über 40 Kolleginnen in einem einzigen Thread.
Das Chaos bin nicht nur ich. Das Chaos ist unsere Branche.
Warum nicht einfach Notion, Trello oder Excel?
Diese Frage bekomme ich. Und sie ist berechtigt.
Die Antwort ist einfach: Ich hab sie ALLE Probiert… Asana, Trello, ClickUp,… Diese Tools wissen nicht, dass ein Pferd nicht an zwei Stunden gleichzeitig teilnehmen kann. Sie wissen nicht, dass eine Reitstunde manchmal ausfällt und trotzdem bezahlt werden muss. Sie wissen nicht, was eine Warteliste für ein Feriencamp bedeutet. Sie wissen nicht, was ein Stundenbild ist, geschweige denn, dass Kunden und Teilnehmer zwei unterschiedliche Dinge sind.
Ich habe stundenlang versucht, generische Tools für meine Realität umzubauen. Es hat nicht funktioniert. Nicht weil ich zu wenig kann – sondern weil diese Tools für eine andere Realität gemacht wurden.
Ich wollte nie einfach nur eine Software.
Als ich irgendwann aufgehört hatte, Excel, Trello, ClickUp und all die anderen Werkzeuge passend machen zu wollen, wurde mir etwas klar.
Ich suchte gar keine bessere App.
Ich suchte einen Ort, an dem mein Kopf endlich Feierabend machen durfte.
Einen Ort, an dem ich wusste:
- Die Information ist da.
- Ich muss sie mir nicht merken.
- Ich finde sie wieder, wenn ich sie brauche.
Genau deshalb nenne ich es bis heute lieber Cockpit als Software.
Ein Cockpit nimmt dem Piloten das Fliegen nicht ab.
Es sorgt dafür, dass er jederzeit den Überblick hat.
Lange war das Cockpit nur für mich – bis ich entschloss, es auch für euch zugänglich zu machen. Denn:
Das Naturalkids® Cockpit ist für unsere Realität gemacht.
Was das Naturalkids® Cockpit macht
In einem Flugzeugcockpit hast du nicht einen Schalter. Du hast ein Armaturenbrett. Alles auf einem Blick. Jedes Instrument an seinem Platz. Du siehst nicht alles gleichzeitig – aber du weißt, wo du hinschauen musst, wenn du eine Information brauchst.
Genau so ist das Naturalkids® Cockpit aufgebaut.
Deine Teilnehmer und Kunden
Alle Kinder an einem Ort. Nicht in drei Listen, nicht in zwei Notizbüchern. Mit allem, was du über sie wissen musst: Besonderheiten, Allergien, besondere Situationen, Verlaufsdokumentation. Und dahinter: die Eltern. Kontakte, Kommunikation, Verträge – alles verknüpft.
Wer kommt wann, in welche Gruppe, zu welchem Preis. Wer auf der Warteliste steht und seit wann. Wer einen aktiven Vertrag hat und wessen Vertrag nächsten Monat ausläuft.
Und für jedes Kind: eine Entwicklungsdokumentation. Wo steht es gerade? Was hat sich verändert? Was braucht es als nächstes? Nicht im Kopf, nicht auf einem Zettel irgendwo – sondern dort, wo du es in drei Wochen noch findest.
Dein Unterricht
Kursbetrieb, Stundenbilder und Kalender – alles zusammen.
Du planst eine Stunde und hast sofort alle Teilnehmer der Gruppe, das eingeplante Pferd und den Ort im Blick. Du sammelst Stundenideen, wenn sie kommen – und findest sie wieder, wenn du sie brauchst.
Nach jeder Einheit dokumentierst du kurz, was passiert ist. Was du den Kindern versprochen hast. Was du nächste Woche aufgreifen wolltest. Was noch offen ist. Damit du nach den Sommerferien nicht mehr im Dunkeln tappst und dich stumm schämst, weil du nicht mehr weißt, was du Lena vor sechs Wochen angekündigt hast.
Kein gutes Konzept geht mehr verloren. Kein Feriencamp mehr mit 32 Kindern und 20 Betten.
Deine Pferde
Welches Pferd kann wann mit welcher Gruppe. Pflegetermine, Besonderheiten, Gesundheitsverlauf. Damit du nicht erst beim Aufwärmen merkst, dass Amadeus heute nicht eingeteilt werden sollte.
Dein Team
Aushilfen, Praktikantinnen, Mitarbeitende: wer ist wann da, was sind ihre Aufgaben, was musst du weitergeben. Auch wenn du heute alleine arbeitest – der Moment kommt, wo du jemanden einarbeitest. Dann willst du nicht erst anfangen zu dokumentieren.
Deine Zahlen
Wer hat bezahlt. Wer nicht. Offene Posten auf einen Blick.
Aber auch das: Das Naturalkids® Cockpit hat eine EÜR-Funktion. Einnahmen, Ausgaben, Überblick – damit du deinem Steuerberater vollständige Unterlagen übergibst und selbst weißt, wo dein Betrieb gerade steht.
Und dann noch etwas, das ich lange nicht hatte: eine Liquiditätsplanung. Du siehst nicht nur, wie es heute aussieht – du siehst, wie es in drei Monaten aussehen wird. Welche Einnahmen kommen. Welche Rechnungen noch kommen werden. Was im Kalender bereits steht, damit du es nicht übersehen kannst. Eine Prognose, die dir zeigt, ob du dir den neuen Sattel leisten kannst – oder ob du lieber noch einen Monat wartest.
Und wenn du das nächste Mal überlegst, ob du deine Preise erhöhen kannst – dann weißt du es. Nicht weil jemand es dir sagt, oder du dich noch 10 mal in einer Facebook-Gruppe rückvergewisserst, ob du das Risiko auch wirklich eingehen kannst. Denn deine Zahlen zeigen es dir direkt. Ungeschönt und faktenbasiert. Genau das, was du brauchst, um von deinem Herzensberuf leben zu können, ohne dich zu verheizen.
Deine Sichtbarkeit
Ein Modul für Marketing und Kampagnen. Damit Social-Media-Ideen, Aktionsplanungen und Sichtbarkeitsvorhaben nicht auf Zetteln landen, die du in drei Wochen nicht mehr findest.
Dein Betrieb als Ganzes
Projekte, Aufgaben, Qualitätsmanagement – für alle, die ihren Betrieb nicht nur führen, sondern gezielt weiterentwickeln wollen.
Das Dashboard
Wenn du das Naturalkids® Cockpit öffnest, siehst du zuerst das Dashboard.
Deine aktuellen Kurse. Die Wochenübersicht. Offene ToDos. Und die Geburtstage der Kinder – damit du nicht mehr der Mensch bist, der es vergessen hat.
Wie der Alltag danach aussieht
Ich sitze nicht mehr vor dem Schreibtisch und frage mich, wo ich anfangen soll.
Ich öffne das Naturalkids® Cockpit. Es zeigt mir, was heute ansteht. Wer kommt. Wer bezahlt hat und wer nicht. Welches Pferd eingeplant ist.
Ich finde die Stundenidee wieder, die ich im März notiert hatte. Ich sehe auf einen Blick, dass in der Dienstaggruppe noch ein Platz frei ist. Ich weiß, dass Emmas Vertrag nächsten Monat ausläuft.
Ich muss nicht mehr drei verschiedene Stellen abfragen, um eine Nachricht an die Eltern einer Gruppe zu schreiben. Ich öffne die Gruppe, sehe alle Kontakte und schreibe.
Ich weiß am Monatsende, was ich eingenommen und ausgegeben habe – nicht weil ich tagelang Belege sortiert habe, sondern weil die Zahlen laufend drin sind.
Wofür ich Reitpädagogin geworden bin: für die Kinder. Für die Pferde. Nicht um mich im Büro aufzuarbeiten.
Das klingt nach Kleinigkeiten.
Einen Kopf voll offener Baustellen mit nach Hause nehmen ist keine Kleinigkeit. Und ihn nicht mehr mitzunehmen auch nicht.
Für wen genau
Das Naturalkids® Cockpit ist für Menschen, die pädagogisch mit Pferden und Kindern arbeiten und einen laufenden Betrieb führen. Reitpädagoginnen, Reitlehrerinnen, Reittherapeuten, tiergestützte Pädagoginnen, Ponyhofbetreiber.
Es ist nicht für alle gleich dringend. Wer gerade erst anfängt – ein, zwei Gruppen, alles noch überschaubar – braucht es vielleicht noch nicht. Das sage ich ehrlich.
Aber wenn du den Zettelstapel kennst. Wenn du weißt, was eine Doppelbuchung während eines Feriencamps an Stress kostet oder wenn du abends nicht mehr genau weißt, welche Rechnungen noch offen sind, dann ist genau der richtige Zeitpunkt.
Vielleicht gibt es das Denkarium aus Harry Potter gar nicht wirklich.
- Einen Ort, an dem Gedanken nicht verloren gehen.
- Einen Ort, an dem Ideen auf sie warten.
- Einen Ort, der den Kopf entlastet.
Für mich ist dieser Ort heute das Naturalkids® Cockpit.
Wenn du bis hierher immer wieder genickt hast, dann kennst du die Antwort wahrscheinlich längst. 👉 Das Naturalkids® Cockpit kennenlernen